Opis poslova je dokument koji definira odgovornosti zaposlenika poduzeća na njegovom radnom mjestu, njegove ovlasti, odgovornosti, prava, zahtjeve za njegovu osposobljenost i oblike poticanja. Važno je napomenuti da upute nisu napisane za određenu osobu, već za poziciju, odnosno nisu osobne.

Opise poslova izrađuju i usuglašavaju s pravnicima (pravna služba) voditelji odjela ili njihovi zamjenici. Također, opis poslova može izraditi kadrovska služba. U tom slučaju moraju biti usklađeni s relevantnim odjelima ili službenicima zaduženim za relevantno područje organizacije.

Upute moraju biti sastavljene u tri primjerka: jedan primjerak čuva se u kadrovskoj službi, drugi kod voditelja odjela, a treći kod zaposlenika. Skup opisa poslova trebao bi pokriti sve funkcije odjela i ravnomjerno rasporediti radno opterećenje između zaposlenika, uzimajući u obzir njihove kvalifikacije. Kontrola pružanja opisa poslova organizacije leži u nadležnosti voditelja kadrovske službe.

Kako napisati opis posla

Ne postoji niti jedan zakonski akt kojim se utvrđuje postupak izrade opisa poslova, niti standard koji regulira sadržaj i postupak izrade opisa poslova. Međutim, postoji nekoliko smjernica za pisanje i točaka koje su zajedničke svim uputama.

Prvo, prilikom izrade opisa poslova potrebno je uzeti u obzir statutarne dokumente ustanove, koji opisuju njezine zadaće i funkcije, postojeće kvalifikacijske karakteristike i zahtjeve za radno mjesto, te standarde troškova rada za obavljanje poslova.

Drugo, pri raspodjeli odgovornosti između zaposlenika ne smije biti dupliranja, mora se održavati redoslijed rada, a složenije poslove treba dodijeliti zaposlenicima s višim kvalifikacijama.

Treće, svaki zaposlenik mora biti obdaren svim ovlastima i pravima potrebnim i dostatnim za uspješno obavljanje dužnosti koje su mu dodijeljene.

Četvrto, zaposlenik bi trebao imati samo jednog neposrednog nadređenog. Prisutnost dva ili više menadžera dovodi do smanjenja učinka i podređenih i menadžera.

Obično se opis posla sastoji od pet odjeljaka:

1. Opće odredbe:

— točan i puni naziv radnog mjesta zaposlenika;

— razina naknade, uvjeti bonusa, metode poticaja;

— podređenost zaposlenika i prisutnost podređenih zaposleniku;

— postupak zamjene zaposlenika u slučaju njegove odsutnosti (godišnji odmor, službeni put, bolest i sl.);

— popis dokumenata koji vode zaposlenika u njegovim aktivnostima (zakonski akti Ruske Federacije, povelja ustanove, upute, preporuke itd.).

2. Glavni zadaci:

— poslovi koji se dodjeljuju zaposleniku;

— posebne dužnosti zaposlenika, čije ispunjavanje osigurava rješavanje zadataka koji su mu dodijeljeni.

3. Prava:

— popis prava koja zaposlenik ima za obavljanje poslova koji su mu dodijeljeni.

4. Odgovornost:

— odgovornost radnika za neispunjavanje dužnosti;

— odgovornost ovog zaposlenika za postupke njegovih podređenih, ako postoje.

5. Zahtjevi za zaposlenika:

— zahtjevi za razinu obrazovanja, kvalifikacije, radno iskustvo i druge karakteristike koje vam omogućuju uspješno obavljanje poslova radnog mjesta.

Zašto vam je potreban opis posla?

Bez dobro napisanih opisa poslova nemoguće je učinkovito upravljanje osobljem, rješavanje konflikata povezanih s nedosljednostima u definiranju odgovornosti zaposlenika i aktivnosti organizacije u cjelini.

Uostalom, opis posla je:

• temelj za ocjenu radnog učinka zaposlenika, podatke za provođenje razumnog odabira zaposlenika pri zapošljavanju i ocjenu razine podobnosti kandidata za slobodna radna mjesta;
• važne informacije za samog zaposlenika: govori po kojim kriterijima će se ocjenjivati ​​rezultati njegova rada i koje radnje se od njega očekuju, daje smjernice za povećanje razine obrazovanja i kvalifikacija zaposlenika;
• učinkovite organizacijske metode koje pomažu organizirati rad odjela;
• dokument bez kojeg je, primjerice, nemoguće otpisati amortizaciju automobila kao rashod, jer za to korištenje automobila mora biti navedeno u opisu poslova vlasnika automobila ili zaposlenika kojem je privremeno se izdaje na korištenje.

Opisi poslova ne bi trebali biti samo danak birokraciji, već promišljen i ozbiljno sastavljen dokument, tada će moći ispuniti svoje glavne funkcije: organizirati rad u organizaciji i pomoći u rješavanju pravnih i gospodarskih sporova.

Svatko od nas danas se redovito suočava s potrebom proučavanja raznih uputa za korištenje određenog proizvoda.

Oni nas prate doslovno posvuda. Kupujemo kućanske aparate i proučavamo upute za uporabu, kupujemo tablete protiv glavobolje u ljekarni i odmah gledamo priložene upute za medicinsku uporabu.

Što je s tabletama i opremom! Otiđite u jednostavan supermarket i uzmite paket tjestenine. Što ćete vidjeti na poleđini? Nije li ovo svojevrsni priručnik s uputama?!

Ovdje počinje zabava...

Priroda prezentacije informacija radikalno varira. Ponekad se čini da nam je u ruke pala tajna poruka specijalnih službi koju nije moguće dešifrirati ili obrnuto - odraslima se gotovo na prstima objašnjava koliko je dva plus dva.

Praktičnost i jednostavnost korištenja proizvoda oduvijek su bile značajne „poluge“ utjecaja na odluku ciljne publike o kupnji.

Primjerice, kada tražimo novi tablet na internetu, ako je moguće, svakako ćemo preuzeti i pogledati njegove upute za uporabu.

Jeste li to uspjeli zastrti nerazumljivim terminima? Zatim primite kao „nagradu“ odbijanje kupnje i radost vaših konkurenata koji su kupcima pružili adekvatne, jasne i razumljive upute koje pokazuju da je lako „sprijateljiti se“ s našim tabletom.

Pisanje visokokvalitetnog priručnika za proizvod je umjetnost. Podignimo zastor i zavirimo “iza kulisa” njegovog nastanka.

Dakle, na što biste trebali obratiti pozornost prilikom izrade priručnika s uputama koji će "raditi" za prodaju?

Detaljiranje

Specifičnost i stupanj detalja su oni parametri koji se određuju prema razini pripremljenosti ciljane publike. Ovdje se odabire optimalna ravnoteža, usmjerena na potencijalnog kupca.

Na primjer:

Nakon klika na ____ pojavljuje se prozor dobrodošlice.

Nakon pritiska na ____ u ____ kutu tipkovnice, na ekranu se pojavljuje prozor dobrodošlice s natpisom “____”.

Najčešće postoje upute koje sadrže detaljnije informacije. Ali budi pažljiv! Ne biste trebali dovesti detalje do točke apsurda i pretjeranosti, inače riskirate ljutnju i gubitak klijenta:

Nakon što prstom pritisnete tipku ____ u gornjem desnom kutu tipkovnice, na ekranu se pojavljuje prozor dobrodošlice s tamnoplavim tekstom “____” koji se nalazi u sredini.

Strukturiranje

Više puta smo govorili o važnosti strukturiranja informacija u tekstovima. Ova prezentacija publici olakšava percipiranje materijala. Priručnik s uputama nije iznimka.

Usporedi:

1. Umetnite disk u pogon.
2. U prozoru koji se pojavi kliknite ____.
3. Odaberite stavku izbornika ____.

Umetnite disk u pogon, zatim u prozoru koji se pojavi kliknite ____, a zatim odaberite stavku izbornika ____.

U prvoj opciji vidimo strukturiranje informacija korak po korak. Jasno, lako i razumljivo. Druga opcija izgleda i osjeća se drugačije - više je "teška".

Pozitivnost i korektnost

Mislite li da to nije važno? Vi ste u krivu! Za pozitivan rezultat potrebno je pozitivno misliti i pozitivno govoriti kroz tekst s ciljnom publikom (neka nam oproste gorljivi protivnici tautologije).

Nitko ne voli grubost i tugu. Stoga, delikatno i vrlo ispravno postavite potencijalne kupce SAMO za pozitivno.

Evo kako to izgleda u praksi:

Izvadite monitor iz kutije i pažljivo ga izvadite iz pakiranja. Držite se sa svih strana kako biste održali njegovu cjelovitost.

Izvadite monitor iz kutije i uklonite ambalažu. Pokušajte ga pritom ne ispustiti ili slomiti.

NE trima C: kraticama, sinonimima i dvojbama

Prilikom sastavljanja uputa za uporabu proizvoda, preporučljivo je izbjegavati bilo kakvu "intonacijsku nesigurnost". Slobodno prekrižite razna "možda, vjerojatno, možda."

Skraćenice su dopuštene samo ako je puni tekst naveden na samom početku priručnika, uz koji je naveden njegov "sažeti oblik":

Prijevozna tvrtka (TC) odgovorna je ____.

Višenamjenski uređaj (MFP) radi ____.

Operativni sustav (OS) pokreće se ____.

Korištenje sinonima i žargona je neprihvatljivo. Nema potrebe "pokazivati" svoju erudiciju i zbunjivati ​​korisnike različitom terminologijom.

Ako govorimo, na primjer, o mobilnom telefonu, onda u tekstu uputa ne smijete koristiti riječi kao što su „mobitel“, „mobitel“, „telefonski uređaj“, „mobitel“ itd.

Ima li čestih ponavljanja? Ali ne stvarate umjetničko djelo, već priručnik s uputama. Klijent to mora razumjeti, a ne ocjenjivati ​​vaš stil i vokabular.

Živjelo imperativno raspoloženje!

Koristite imperativno raspoloženje - potaknite korisnike na akciju (nazovite, savjetujte, upozorite, zabranite).

Usporedi:

Za uključivanje telefona potrebno je pritisnuti ____.

Gumb ____ odgovoran je za uključivanje telefona.

Pritisnite ____ da biste uključili svoj telefon.

Uključite telefon tipkom ____.

Završni dodir

Najgora stvar je ako osoba zbog "zbrkanih uputa" nije mogla razumjeti kako koristiti proizvod i odbila ga je kupiti. Zato…

Nakon što je gotova uputa fiksirana na “screen sheet” monitora pritiskom na tipku “save”, bilo bi dobro provjeriti je li jasna vašoj ciljanoj publici.

Ne pišemo “verbalna platna” s jednostavnim opisom niza potrebnih radnji, već razvijamo jasne, logične i vizualne smjernice.

Korisnički vodiči koji potiču korisnike na kupnju.

Pozdrav još jednom, dragi habralyud!

U nastavku svog posta odlučio sam napisati kako je najbolje izraditi upute za korisnike i administratore.

Svima zainteresiranima neka podijele.

POLJUBAC

Načelo Keep It Simple Stupid dobro je poznato u programiranju, ali se iz nekog razloga rijetko koristi za pisanje uputa i dokumenata sa smjernicama, radije šireći misli po stablu. U 70% situacija ta je dokumentacija potrebna samo da bi se očešali o našim veselim regulatorima, ali pritom zaboravljaju da će s tom dokumentacijom morati raditi, i to ne uvijek tehnički potkovani i upućeni u područje informacijske sigurnosti .

Za početak ću napisati nekoliko pravila koja će vam pomoći da napravite funkcionalan i prikladan dokument:

1. Pokušajte odvojiti upute za korisnike od uputa za administratore i sigurnosne službenike. Štoviše, prvi ne bi trebao sadržavati reference na drugi (mogu sadržavati reference jedni na druge).
2. Dajte upute korak po korak, poput "uzmi i učini". Odnosno, upute moraju opisivati ​​algoritam djelovanja osobe na koju su usmjerene.
3. Svaku stavku opisati kao zasebnu radnju uz obavezno navođenje odgovorne osobe i kontakte, ako je potrebno.
4. Radi veće jasnoće, u uputama možete dodatno nacrtati dijagram toka radnji. To će pomoći korisniku da jasno razumije i procijeni radnje, a također će vam biti lako objasniti algoritam tijekom treninga.
5. Psihološka poanta je da će se upute loše slijediti i funkcionirati ako se algoritam korisnicima ne objasni na jasan i pristupačan način pomoću primjera i primjera. Zato - NE ZABORAVITE NA TRENING!

Primjeri uputa za korisnike

Dolje je primjer uputa za stvaranje korisničkog računa na korporativnoj mreži.

Čisti zaslon/čisti stol

Specifičnost ruskih organizacija koje djeluju još od sovjetskih vremena i imaju podjednako iskusne zaposlenike je takva da su njihovi stolovi u pravilu zatrpani papirima. Računalo se ponekad ne gasi ili zaključava, čak ni kad odu kući. Nedavno sam osobno vidio, prolazeći pored gradskog poduzeća kasno noću, kako iza otvorenih roleta u zaključanoj zgradi gori monitor s otvorenim Word dokumentom na njemu.
Korisnici ponekad nisu svjesni mogućeg nenamjernog curenja informacija. Čak i ako nije povjerljivo, može biti samo za internu upotrebu. Ali to daje razumijevanje da ova organizacija ne brine o svojoj sigurnosti i da to može učiniti s povjerljivim informacijama. Također je moguće da će postojati informacije koje još nisu klasificirane kao zatvorene, ali već postoje u internom kruženju organizacije.

Dobar primjer najbolje prakse ovdje su pravila čistog stola i jasnog zaslona. Mogu se opisati na isti način kao što sam ranije dao primjer, ali će izgledati malo glupo, jer su radnje tamo najjednostavnije. Bolje je jednostavno napraviti skup pravila:

p.s. Post sadrži snimke zaslona stvarno implementiranih i radnih uputa i pravila. Sve sličnosti s postojećim organizacijama su čisto slučajne. Svi nazivi odjela i biroa su promijenjeni.

Trebat će vam

• - 100% poznavanje uređaja ili programskog proizvoda za koji se piše priručnik;
• - znanje iz područja lingvistike;
• - vještine pisanja.

upute

Upravljanje korisnik ili, drugim riječima, priručnik s uputama je dokument namijenjen pružanju pomoći u korištenju nekog njegovog sustava korisnik m. Za sastavljanje priručnika korisnik potrebno je poznavati sustav koji se opisuje sto posto, ali gledati ga očima nekoga tko ne zna ništa. Preuzmimo vodstvo korisnik za određeni softverski uslužni program koji još nema analoga. Zamislite da se prvi put susrećete s ovim programom. Gdje biste trebali početi? Što prvo trebate znati? Organizirajte ovo znanje u kategorije važnosti.

Podijelivši sve podatke vezane uz svoj rad u skupine, napravili ste plan pisanja priručnika korisnik. Počnite opisivati ​​rad u svom programu od osnova, ostavljajući za kraj najsloženije detalje u vezi, recimo, značajki reprogramiranja ili rada s kritičnim pogreškama. U ovom trenutku trebali biste imati spreman sadržaj vodiča. korisnik– jedan je od obveznih dijelova ovog dokumenta.

Ako je priručnik koji stvarate namijenjen za korištenje u velikoj tvrtki, tada biste trebali obratiti pozornost na korporativne standarde koji su tamo usvojeni. Na primjer, mnoge ruske tvrtke ne prihvaćaju korisničke priručnike bez ilustrativne podrške, drugim riječima, slika koje objašnjavaju što je napisano. U priručniku korisnik osim sadržaja moraju postojati i drugi obvezni dijelovi: - sažetak, odnosno objašnjenje općih ciljeva priručnika i proizvoda koji se opisuje; - uvod koji govori o onima koji se odnose na priručnik korisnik dokumenti i kako koristiti priručnik; - odjeljci koji objašnjavaju korištenje proizvoda u različitim fazama njegove uporabe, kao što su prvi koraci, popravak ili održavanje; - odjeljak za često postavljana pitanja i odgovore na njih; - rječnik ili .

Obično izradom priručnika korisnik tehnički pisac je osoba koja ima svo potrebno znanje o jeziku i proizvodu koji se opisuje. Kada se bavite poslovima tehničkog pisca bez odgovarajuće obuke, trebate zapamtiti nekoliko pravila. Prvo, ne treba pretjerivati ​​s posebnim terminima koji nisu razumljivi prosječnoj osobi. korisnik. Drugo, svaki korišteni termin mora biti detaljno opisan i objašnjen. Treće, morate pisati što je moguće jasnije i konciznije. Naposljetku, tehnički pisac mora biti u stanju gledati vlastito pisanje očima obične osobe. korisnik uvidjeti nedostatke vlastitog teksta.

Izrada opisa poslova je fakultativni postupak, u tom pogledu nema jasnih uputa u Zakonu o radu. Međutim, ovaj dokument može biti potreban u slučaju radnih sporova, kako bi se jasno regulirala funkcionalnost zaposlenika i prilikom odabira kandidata za otvorena radna mjesta. Za više informacija o tome zašto je potreban opis posla i kako ga sastaviti, pročitajte ovaj materijal.

Svrha opisa posla:

• Odrediti zadatke, minimalne kvalifikacije, prava i odgovornosti zaposlenika.
• Izrađuje se za sva radna mjesta na popisu osoblja, uključujući i slobodna. Prilikom zapošljavanja osoblja, to je polazište za izradu opisa posla.
• Služi za procjenu podobnosti zaposlenika za radno mjesto.
• Za novog zaposlenika, to je izvor informacija o očekivanjima uprave i kriterijima ocjenjivanja uspješnosti.
• Za menadžera je to alat za upravljanje i provjeru kvalitete obavljenog posla.
• Prilikom provođenja godišnje certifikacije, pomaže u provođenju ukupne procjene uspješnosti zaposlenika.
• Može se koristiti kao dokaz na sudu ili regulatornim tijelima.
• Ovo je korisno ako dva zaposlenika zauzimaju isto radno mjesto i imaju različite plaće.

Što trebate znati o opisu posla:

• Isprava se sastavlja u tri primjerka. Jedan ostaje kod zaposlenika odjela za ljudske resurse (priložen tablici osoblja), drugi se prenosi na voditelja strukturne jedinice, a treći se daje izravno zaposleniku.
• Često se odgovornost za izradu opisa posla dodjeljuje ne zaposleniku odjela za ljudske resurse, već voditelju strukturne jedinice, budući da je on bolje svjestan specifičnosti posla.
• Sastavlja se kao dodatak ugovoru o radu ili kao poseban dokument.
• Ako tvrtka ima sindikat, potrebno je s njim usuglasiti nacrt opisa poslova.
• Dokument odobrava čelnik poduzeća, a potpisuju ga voditelj odjela za ljudske resurse i voditelj odgovarajućeg odjela.

Glavne točke opisa posla:

1. Opće odredbe: svrha dokumenta, kategorija radnog mjesta, postupak zapošljavanja, kome će zaposlenik odgovarati, uvjeti za obrazovanje i stručne sposobnosti.
2. Opis poslova: dnevno, tjedno, mjesečno.
3. Prava zaposlenika. Za razliku od ugovora o radu, ovdje su navedena prava koja proizlaze iz poslova ustrojstvene jedinice i organizacije. Na primjer, sudjelovanje u projektima i razvoju, donošenje odluka u skladu s ovlastima, obuka i stručno usavršavanje.
4. Popis dokumenata kojih se zaposlenik mora pridržavati: naredbe, upute, propisi.
5. Postupak interakcije s drugim zaposlenicima. Naveden je glavni krug osoba, redoslijed podređenosti ili upravljanja, vrijeme i pravila za davanje informacija i odgovaranje na zahtjeve.
6. Odgovornost zaposlenika. Prilikom navođenja mjera odgovornosti potrebno je upućivanje na odgovarajući normativni akt (Građanski zakon, Zakon o radu ili Kazneni zakon).
7. Postupak ocjenjivanja rada. Navedeni su kriteriji za ocjenu kvaliteta zaposlenika (kompetentnost, inicijativa, stručna pismenost) i rada (rezultati, kvaliteta i pravodobnost izvršenja). Propisana je i motivacijska komponenta (darovi, bonusi, poticaji) i kažnjavanje za nepoštivanje (novčane kazne, opomene).
8. Završni dio: datum stupanja na snagu, potpisi.